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» 2009年05月08日 08時30分 UPDATE

タスクチームのススメ(6):理想のタスクリーダーはすべてを「決めない」「抱えない」 (1/3)

タスクチームを成功に導くリーダーは、活発な議論を通じてタスクチームが目標に向かって活動できるようにリードすること、そしてチームを支える裏方に徹する必要がある。最終回となる本連載では、タスクリーダーと事務局に求められる心得を紹介する。

[永井孝尚,ITmedia]
「タスクチームのススメ」目次 項目
1.タスクチームとは何か 1-1 なぜタスクチームなのか
1-2 タスクチーム結成のきっかけ
2.タスクを立ち上げる 2-1 タスクリーダーの決定
2-2 解決すべき問題、タスクの目的・目標の仮定義
2-3 タスクメンバーの選定
2-4 スケジュールの設定
2-5 ロジスティクスの設定
2-6 キックオフ会議の招集と根回し
2-7 キックオフ会議の資料作成
3.問題意識の共有と現状把握 3-1 キックオフ会議
3-2 問題意識の共有
3-3 目的と目標の詳細な定義
3-4 現状の把握
4.問題の原因分析 4-1 ギャップの定義と問題の原因分析
4-2 原因を分析する論理的思考
4-2-1 主張、データ、ロジック
4-2-2 因果関係
4-2-3 相関関係
4-3 ストーリー作り
5.アクションプランと進ちょく管理 5-1 アクションプランの定義
5-2 アクションプランの実行環境作りと進ちょく管理
6.タスクリーダーと事務局の心得 6-1 リーダーと事務局の仕事は「リード」
6-2 会議ですべてを決めない
6-3 リーダーと事務局は裏方である
6-4 リーダーと事務局はすべてを抱え込まない
6-5 焦点を絞った議論と発散した議論のバランスを取る
6-6 意見の対立をどう考えるか
6-7 「貴重な人生の時間を預けてくれている」という意識を持つ
6-8 タスクチームの意義

 前回までの連載で、タスクチームの進め方を一通り見てきた。解決すべき問題を把握し、目的や目標を定め、問題の原因を客観的に分析し、問題に対する意識をメンバーで共有するという一連の流れを意識することが、タスクチームを成功に導く。最終回となる今回は、タスクチームを支えるタスクリーダーと事務局に求められる心得を紹介する。

6-1 リーダーと事務局の仕事は「リード」

 リーダーと事務局の仕事は、タスクチームの議論をリードすることである。会議を招集し、タスクメンバーに仕事を割り振り、アクションプラン(行動計画)の状況確認をするといった管理業務をこなすだけでは、十分に役割を果たしているとはいえない。

 タスクチームの議論では、メンバーのコンセンサス(意見の一致)を重視し、参加者が議論に集中できるように議論を率いることが必要になる。ここで重要なことは、議論の流れに任せようとせず、自らが仮説すなわち議論の落としどころを常に持っているということだ。

 リーダーと事務局は、あらかじめ議論に流れをもたらす仮説を論理的に作り、さまざまな意見を取り入れながらその仮説を調整していく。作成したロジック(論理)を会議の前に主要なタスクメンバーと共有して意見を反映しておくなど、綿密な根回しをしておきたい。

 タスクチームの議論は、多くの場合発散する。各部門から業務の要となるメンバーが集まり、独自の考えをぶつけ合うからだ。こうした議論は、予想もしなかった解決策を生み出すこともある。議論の発散自体は悪いことではない。

 だが、流れに任せて議論を発散させたまま会議を終える状況は避けたい。このために、あらかじめ立てておいた仮説を基に議論の展開を予想し、着地点をまとめたチャートを事前に作っておく。このチャートが、議論の舵取りをする上で重要な役割を果たす。

 例えば、タスクメンバーが活発に議論を進め、会議が終了する3分前にリーダーが着地点を示したチャートを見せる。発散しかけた議論の収束先が示されたことでさまざまな意見を述べていた参加者全員の合意が得られ、会議の最後の1分で次のアクションプランが決まるということもある。タスクリーダー冥利に尽きる瞬間だ。

6-2 会議ですべてを決めない、根回しが重要

 タスクチームの会議は1〜2時間程度の場合が多く、話す内容も幅広い。そのため、結論が得られないまま議論が終わってしまうこともある。タスクチームの人数が増えると、意見を出しにくくなるし、限られた時間の中では深い議論もできなくなってしまう。

 このような場合、リーダーと事務局は「会議ですべてを決めようとしない」ということを肝に銘じておきたい。会議とは別にタスクメンバーと頻繁に会い、意見交換をしておく。こうした根回しが、タスクチームの生産性と品質を向上させる。

 「2-6 キックオフ会議の招集と根回し」でも触れたが、根回しは日本人以外もやっている。わたしの勤務先は外資系で同僚には欧米人が多いが、彼らもしかりだ。綿密な段取りが意義のある議論を生み出すことを彼らは理解している。洋の東西を問わず、ビジネスを円滑に進めるための根回しは必須である。

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