社内の混乱を最低限に抑えて切り抜けろ：内部統制の整備（文書化）・評価で失敗しないツール選び（2/2 ページ）

日本版SOX法を目前に控えた今、内部統制の整備・評価で大変なフェーズにさしかかっている企業は少なくないはずだ。そのフェーズを上手に切り抜ける方法として、東芝ソリューションでは整備（文書化）・評価支援機能を持った内部統制推進ソリューションの活用を提案している。

[ITmedia]

日本語文書チェック機能やノウハウ共有で文書化作業を効率化

　同氏はKnowledgeMeister Succeed/Complianceの特徴を整備（文書化）・評価の段階に絞り、こう説明する。

　「まず、Visioでプロセスフローを描き、そこにリスクとコントロールを設定していくと、自動的にエントリーシートと呼ばれるRCM入力用フォームが作られます。エントリーシートはExcelで入力が可能になっていて、ツールの内部ではXML形式で格納されますので、文書化や評価の段階で求められるさまざまな形式の文書に簡単に変換し、活用することができます」（岩崎氏）

内部統制の4つのフェーズと各種ソリューション

　エントリーシートに必要な項目を入力すれば、RCMや業務記述書、プロセスフローなどの関連文書が自動的に生成されるようになっている。内部統制における文書化作業では、何度も修正が必要となる場面も少なくないが、元となるエントリーシートを修正していくことで、関連する文書も自動的に修正される。さらにエントリーシートに入力されたデータは、ウォークスルーシート、運用評価シートなど、後のフェーズで必要な文書の作成にも利用される。この部分では、文書管理システムならではのユニークな機能もある。

　「日本語文書チェッカーも搭載されているので、RCMに書かれた文章を自動的にチェックできます。文書に対しては、監査人から細かな部分までチェックが入りますので、それをできるだけ減らそうという工夫です」（岩崎氏）

　あいまいな表現は監査人が特に嫌うものだ。校正機能の活用により文書の品質を均一化し、手戻しを減らすことで文書化作業の効率化が図れるわけだ。

　また、文書化ノウハウを共有できるコラボレーション機能も、やはりナレッジマネジメント系の血統を持つソフトならではの特色といえよう。「成果物となる文書が作成されるまでの経緯を、成果物とともに蓄積しておくことで、同じようなミスが他の部署で発生することを防げます」（岩崎氏）

　日本語文書チェッカーやコラボレーション機能は、文書化に続いて、内部統制の仕組みが正しく出来上がっているかをチェックするウォークスルーや評価のフェーズでも役に立つ。さらに、本番運用開始以降でも証跡の蓄積や運用報告書作成などに際して有効な機能になるだろう。また、プロジェクト管理機能もあるので、内部統制推進部門が各部門の進ちょくを確認しながら、全体に遅れが出ないように管理することが可能だ。

本番運用開始後の機能も強化

　先に触れた通り、東芝ソリューションではこのほかにも多数の内部統制対応のためのソリューションを用意している。例えば、今後は、情報システム部門におけるIT全般統制を支援するIT全般統制ソリューションや、業務プロセスの内部統制を強化する業務処理統制ソリューションなども重要になる。

内部統制プロジェクトのフェーズ

　しばしば言われることだが、内部統制は企業が本来行っていてしかるべきことである。むしろ日本版SOX法をきっかけとして、経営改善のためのプロセスを積極的に回していくと考える方が望ましい。

　「そのためには、日々いろいろなエビデンスを収集・蓄積し、評価、是正を繰り返さなければなりません。これもまた、大変な作業になることでしょう。KnowledgeMeister Succeed/Complianceについても、今後は特にそのような機能を強化していきたいと考えています」（岩崎氏）