将来の人口減少が売上減少につながらないための秘策とは

必ず訪れる「売り上げ3分の2時代」に生き残るために企業が今からやるべきこと（2/2 ページ）

　経理部門に入り込んで一緒に仕事をしてみると、当時の経理担当が振替伝票を起票していました。しかし、すでに会計システムを導入していたので、銀行口座の入出金も会計システムに入力すればよく、アナログ時代のプロセスだけが残っている状態だったのです。

　管理部門では、退去する入居者から口頭の連絡だけでなく、所定の「退去通知」というハガキを送ってもらっていました。それが届けばいいだけなのですが、わざわざ「退去通知を拝受しました」という手紙を返送していたのです。

　以前、「退去通知が届いたなら返事がほしい」というお客さまからの連絡があり、全ての退去者に返事をするようにしたそう。ただ、それまでそんな連絡は一度も発生したことがなかったのですから、極めてレアなケースに対し、業務プロセスをひと手間増やしていたに過ぎません。

業務の流れを一通り体験する

　「業務の洗い出し」とは、このような外側からは見えない細かな非効率を、1つ1つ見つけ出して現状を認識する行為であり、「ムダ取り」とはシラミつぶしの地道な行為なのです。

　そこで私は、ウチダレックの実態を把握するために、各部署の業務を全て覚えてやってみることにしました。

　実際に業務に携わってみる。これが、効率化への、地道ですが着実な一歩となります。別にスペシャリストになる必要はなく、ある程度の業務の流れを覚えればOKです。短期間でできるわけがありません。そのため、各部署の従業員が協力し、自分で業務プロセスを開示してくれることが理想です。

　自分で自分の業務をマニュアル化し、第三者に分かるように伝えてもらうのです。

　経営者ではなく管理職や一般社員である場合、各部署の業務に入り込むことはトップの特別な許可でもない限り困難でしょう。そのため、改革プロジェクトを組織し、各部署で主体的に取り組んでくれるメンバーを集め、意思統一を図り、各部署の業務プロセスを開示していくことがスタートになると思います。

　そこで出た問題を、アウトソーシングしたり、システムを導入したりしてはじめて、真の効率化は実現できます。なかなか手間がかかりますし、時間もかかります。内部からの反発もあることでしょう。しかし大変だからこそ、それを実現できたときは、売上3分の2時代がきてもびくともしない強固な組織がつくれるのではないでしょうか。

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