ビジネス著者が語る、リーダーの仕事術

劇的に生産性が上がる「15分単位の予定表」（1/2 ページ）

　この記事は「経営者JP」の企画協力を受けております。

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「必要なタイミング」で「必要なこと」を思い出す力

　「打ち合わせのときに、当然知っているはずの用語やエピソードが出てこなかったり、大切なポイントがうっかり抜け落ちてやり直しになったり……。なんて記憶力が悪いんだろうと、頭を抱えることがよくあります」

　これは、30代男性から聞いた悩みです。同じような経験をした方も多いでしょう。しかしこれ、「記憶力」の問題ではありません。

　大切なのは、「必要なタイミング」で「必要なこと」を思い出すこと。これが「要領のよさ」につながります。

　そのためには、脳の容量を空けておかなければなりません。そこには、脳の記憶機能の1つ「ワーキングメモリ」が深くかかわっています。

　ワーキングメモリは作業記憶とも呼ばれ、

（1）作業をスムーズに行うために、必要な情報を一時的に脳にストックしておく

（2）必要になったタイミングでその情報を呼び出す

という2つの能力が備わっています。

　さらにこのワーキングメモリの優れているところは、（1）で情報を脳にストックしておくときに、いくつかの関連する情報を1つの「かたまり」として覚えられる点です。この「ひとかたまりになった情報」をチャンクと呼びます。

　例えば、プレゼンテーションで「売上データ」「競合の動向」「市場の変遷」「今後の予測」という4つについて話すときも、「別々のことを4つ覚える」のではなく、「プレゼンという1つのチャンクに統合する」ことで、記憶に定着しやすくなります。

脳の容量をセーブする「15分サーキット」とは？

　ただ残念なことに、「ワーキングメモリ」が一度に記憶しておける記憶容量（＝チャンクの数）は、4つしかありません。しかも、この数を増やすことは脳の構造上、不可能。つまり、やるべきことが5つ以上あると、それだけで容量がいっぱいに。

　そこで、5つ以上の作業がある場合は、それぞれの作業時間を15分以内で区切る「15分サーキット」の理論を使いましょう（なぜ15分以内なのかは後ほど説明します）。

　例えば、「プレゼン資料の作成（A）」「会議資料の作成（B）」「売上データ入力（C）」「注文書の作成（D）」「経費精算（E）」という異なる5つの作業があったとします。

　このとき1作業を15分ごとに区切りながら行い、5つ目を15分やったら1つ目に戻ります。つまり、次のように1つの作業を2回ずつ（2周）行うのです。

A―1：プレゼン資料のアウトラインを決める

B―1：会議資料のタイトルとリード文、項目をつくる

C―1：売上データの入力をする

D―1：注文書に入力する内容をメールから探す

E―1：領収書を整理する

A―2：プレゼン資料に入れる詳細データを探して貼りつける

B―2：会議資料の項目に入れる図表を探して貼りつける

C―2：売上データの入力を終える

D―2：注文書のフォーマットに入力する

E―2：会計ソフトに経費を入力する

　このように、AからEまでの作業を順番に回していきます。たったそれだけで、次のようにさまざまなメリットがあります。

　・15分たったらなにをやるのかが決まっているので、1つの作業に集中でき、やるべきことを忘れずにすむ

　・「どの作業にどのくらいの負荷がかかるのか」が分かるので、時間配分の能力が上がる

　・A とB のように似通った作業が発生すると、「さっき使った資料が参考になるな」というように、作業のコツがほかの作業に応用できることに気付ける

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