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» 2014年10月16日 08時00分 UPDATE

ビジネス著者が語る、リーダーの仕事術:ダメ会議をやめたら会社が生まれ変わる! (1/2)

企業の競争力の差はどこに一番出るんでしょうか? そう、「会議」です。 会議のルール、参加者のモチベーション、生産性が会社の業績に大きく関わります。ダメ会議を即刻とりやめ、新しく、劇的に生産性の高まる新しいミーティング技術を身につけてみませんか?

[永田豊志,ITmedia]

 この記事は「経営者JP」の企画協力を受けております。


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会社の業績は会議を見ればわかる

141016book.jpg たった15分で話がまとまる 図解思考の会議

 さて、みなさんの会社の会議はどんな感じですか?

 私たちは「効率化、効率化!」と生産性の向上を叫ぶ一方で、平気で1時間、2時間と長い会議に参加しています。会議は会社の中でもっともコストがかかっているイベントであるにも関わらず、その生産性を真剣に議論することはまれです。

 しかし本当に、知的生産性を高め、時間管理を行ないたいのであれば、最初にメスを入れるべきは、会社の会議です。

 従来型の「大きな会議」は、企業の競争力を減退させます。会議が大きければ、意思決定の時間は長く、参加者のエネルギーは奪われていきます。会議が大きければ、問題解決ではなく会議のための準備に意識が奪われ、下手すると会議のためにまた会議をやらなければいけない、というようなジレンマに陥るのです。

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 参考までに、これまでのダメ会議が持つ根本的な問題点をピックアップしてみましょう。あなたの会社の会議の改善ポイントの参考になるかもしれません。

(1)会議の目的と最終ゴールがあいまい!

 会議のスケジュールだけはしっかり決まるくせに、会議の目的やゴールが曖昧なケースはありませんか?

(2)参加者が多すぎる!キーパーソンが複数いる!

 参加者が多いと時間が長くなる上、話がまとまりません。「船頭多くして船山に登る」ということわざがありますが、英語にも"Too many cooks spoil the broth."(コックが多すぎるとスープがうまくできない)とのたとえがあります。

(3)ドカっと椅子に座り、配布資料を口頭で説明!

 会議で共有される情報の多くが口頭です。文章は、その内容に論理的欠陥や抜け、漏れがあったとしても、周囲が気づきにくいという欠点があります。誤解や齟齬が生じる根本的な原因ともなります。

(4)1時間を超える長時間の議論!

 同じような議論を1時間も2時間続けたとしても、実のある議論になるわけがありません。そういった会議は参加者のエネルギーを奪うだけで、なんら生産的なアウトプットを生み出すことはできないのです。

(5)アクションプランが決まらない!

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 会議が終わったときに大雑把な方針しか決まってないケースが多いものです。少なくとも3W(Who、When、What)が決まってなければ、次のアクションがとれません。

(6)文章だけの議事録!

 議事録の目的は議論の見える化です。一人ずつの発言をすべて記録することが最善ではありません。従来型の議事録だと、記録する人は議論に参加できませんし、議事録を後から読み込むのも大変な労力がかかります。

機動的で、生産性を激上げする新しいスタイル「3S会議」

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 意思決定スピードと創造的な意見が出るミーティングが行えるかどうかは、企業にとって生命線です。生産性の低い会議は、業績の悪い企業の象徴でもあるわけです。今回は、そんなダメ会議のスタイルの真逆を行く、新しい会議スタイルを提案します。

 私は、生産的で新しい会議のスタイルを、その特長である「少人数(Small numbers of attendees)」「短時間(short time)」「ホワイトボード前で立って行う(Standing in front of the white board)」という3つの頭文字から「3S会議」と呼ぶことにしたいと思います。

会議の参加人数を3人までとする

 競争力の源泉の1つは意思決定スピードの速さです。

 DeNA創業者の南場さんは「AかBで迷うことに時間を使うよりも、どちらでもいいので早く決めてしまったほうが成功の確立が高くなる」といいます。ドッグイヤーとも言われる変化の激しい時代には、小さな会議でもっともっと早い意思決定スピードと創造的な議論に時間を割くべきです。

 故スティーブ・ジョブズはアップル社が時価総額トップの大企業になったときでさえ、ミーティングの参加者は最高に頭がよく創造的な最少人数で構成するべきだとこだわりました。

 ジョブズとともに長年、広告クリエイティブを担当したケン・シーガル氏も、「プロジェクトの成果の質は、最終意思決定者がかかわる程度に比例し、かかわる人数の多さに反比例する」と結論づけています。

 実務的で建設的な意見のいえる2、3人のメンバーに声をかけて、機動的に会議を始めましょう。短時間で生産的で創造的な意見を得ることができるはずです。

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