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» 2009年04月19日 10時11分 UPDATE

タスクチームのススメ(3):議論を空転させない徹底した「腹落ち共有」 (1/3)

タスクチームを円滑に進めるには、キックオフ会議の開催や現状の問題を数字で把握することが不可欠だ。異なる部門からタスクに参加するメンバーが同じ目標に向かって進むために、考えていることを共有する「徹底的な話し合い」も避けてはならない。

[永井孝尚,ITmedia]
「タスクチームのススメ」目次 項目
1.タスクチームとは何か 1-1 なぜタスクチームなのか
1-2 タスクチーム結成のきっかけ
2.タスクを立ち上げる 2-1 タスクリーダーの決定
2-2 解決すべき問題、タスクの目的・目標の仮定義
2-3 タスクメンバーの選定
2-4 スケジュールの設定
2-5 ロジスティクスの設定
2-6 キックオフ会議の招集と根回し
2-7 キックオフ会議の資料作成
3.問題意識の共有と現状把握 3-1 キックオフ会議
3-2 問題意識の共有
3-3 目的と目標の詳細な定義
3-4 現状の把握
4.問題の原因分析 4-1 ギャップの定義と問題の原因分析
4-2 原因を分析する論理的思考
4-2-1 主張、データ、ロジック
4-2-2 因果関係
4-2-3 相関関係
4-3 ストーリー作り
5.アクションプランと進ちょく管理 5-1 アクションプランの定義
5-2 アクションプランの実行環境作りと進ちょく管理
6.タスクリーダーと事務局の心得 6-1 リーダーと事務局の仕事は「リード」
6-2 会議ですべてを決めない
6-3 リーダーと事務局は裏方である
6-4 リーダーと事務局はすべてを抱え込まない
6-5 焦点を絞った議論と発散した議論のバランスを取る
6-6 意見の対立をどう考えるか
6-7 「貴重な人生の時間を預けてくれている」という意識を持つ
6-8 タスクチームの意義

 前回は、タスクチームの立ち上げで必要になる準備について紹介した。目的を達成するためには、スケジュールや会議の設定、資料作成などの周到な段取りが大切だと述べた。今回はキックオフ会議の開催と、キックオフ後のタスクチーム運営を円滑に進めるための方法論を紹介する。

3-1 キックオフ会議

 キックオフ会議の目的は、タスクチームをスムーズに運営するために、メンバー全員でタスクチームの基本方針を共有・合意することだ。このため、メンバー全員が会議に参加することが望ましい。参加できないメンバーがいる場合は、リーダーまたは事務局が個別にフォローする。

 事務局とは、タスクチームを効率よく運営するために、会議のスケジュールや資料の手配、資料の共有、議事録の作成・配布などを担当する役割だ。タスクチームの裏方に当たる。事務局の業務をリーダーが兼任してもいいが、リーダーはほかの業務で多忙な場合が多い。またPCの操作や資料作りが苦手なリーダーもいる。事務局を個別に用意しておけば、リーダーは安心してタスクチームの舵取りに専念できるようになる。

 キックオフ会議では、タスクチームの予定を全員が確認し、いつまでにどのレベルの成果が必要で、どのような段取りで進めるのかを共有する。スケジュールと成果の確認は、解決しようとしている問題や目的、目標とも関連している。メンバーから出た意見やコメントはできる限りその場で議論し、タスクメンバーが必要と判断すればタスクの中に取り込もう。

 キックオフ会議で初めて顔を合わせるタスクメンバーも少なくない。お互いを紹介し合う時間も忘れずに確保しておきたい。

3-2 問題意識の共有

 タスクメンバーが問題の解決に向かって一致団結するためには、問題意識の共有が必須だ。そこでキックオフ会議では、現在起こっている問題について、メンバー全員で意識を共有しておきたい。ここでは事前に仮定義した「解決しようとしている問題」を話し合う(連載第一回目 2-2を参照)。

 最初のキックオフでは、問題に対するタスクメンバーの認識をじっくりと共有し合いたい。オフィスとは別に場所を取って、丸一日議論を重ねてもいい。綿密な議論を交わしてこそメンバーの問題意識の共有が進む。仮定義していた問題の深掘りにもつながる。

 問題意識の共有を強く勧める別の理由もある。タスクチームの立ち上げを指示した経営層側の問題意識と、現場に近いタスクメンバーの考えのかい離を埋めるためだ。経営層が抱える経営レベルでの問題意識が現場のリーダーに浸透していなかったり、逆に現場の実態が経営層に伝わっていなかったりすることは往々にしてある。タスクチームの真価は、この溝を埋めることにある。

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