週末メールや付箋を活用――情報共有が組織を強くする：問われるコーチング力（2/2 ページ）

[細川馨（ビジネスコーチ），ITmedia]

壁に貼り出し、情報の「見える化」を

　チームや組織で4つの質問を活用する方法は次の通りである。

1. 定例会議で利用する

2. 毎週末にメールで共有する

3. 付箋に書き込んで、壁に貼っておく

　まずは、毎週定例会議を開き（通常会議を行っているのであればそこに組み込んでもよい）、その会議で4つの質問を活用するのである。やり方は以下である。

1. 会議の冒頭で4つの質問を記入し、議論する

2. 事前に記入し、会議の前に参加メンバーにメールしておき、会議で議論する

　会議で記入する際には、1つの質問に対して時間を決めて答えていくことを心掛けてほしい（1問につき1分30秒が理想）。時間をかけるといろいろと考え込んでしまい、ポイントとずれたことを書いてしまうことがある。記入したものは会議の参加メンバーがお互いに発表し議論する。

　2つ目は、毎週末にメールで共有するというものである。金曜日に記入しチームのメンバーにメールで送っておくのである。それに対して感じることがあれば、意見やメッセージをメールあるいは口頭で伝える。

　最後は、付箋の活用だ。4つの質問について、付箋に回答を記入し、それを職場の壁に貼っておく。その際、以前記入したものははがさずに、上から貼り重ねていく。壁に貼ってある付箋をめくるだけで、前週、前々週、1カ月前の行動や考えを目にすることが可能になる。自分やメンバーの行動を振り返ることができるのである。

リーダーのフォローが鍵

　チームや組織で4つの質問を活用するメリットを以下にまとめる。

1. 周りのメンバーがどのようなことを考えて仕事に取り組んでいるか、明確になる

2. 一方通行の情報だけでなく、それぞれが情報を発信することで、情報が循環し、情報の共有化が進む

3. 日々のコミュニケーションが活発になり、職場の雰囲気がよくなる

4. 成功事例や失敗事例が共有化されることで、組織力が強化される

5. 記録に残すことで、１年前や半年前と比較して、現在の組織の成長度合いを確認できる

　チームや組織で4つの質問を活用する際に、リーダーに気を付けてほしいことがある。それは、メンバーが書いてきたことに対して、必ず何かコメントすることだ。口頭でもメールでも構わない。せっかくいろいろと記入しても、何も反応がないとやる気が失せてしまうものである。「この仕事、頑張っているね」「この点を注意してほしい」など何かしら述べる。そうすることで、自分は気に掛けてもらっているから頑張ろうと感じるのである。4つの質問について詳しく知りたい人は、拙著『強いチームの報・連・相』（中経出版）を参考にしてほしい。

　4つの質問を活用することで、組織の情報共有が進み、勝てる組織になると確信している。

プロフィール

細川馨（ほそかわ かおる）

ビジネスコーチ株式会社代表取締役

外資系生命保険入社。支社長、支社開発室長などを経て、2003年にプロコーチとして独立。2005年に当社を設立し、代表取締役に就任。コーチングを勤務先の保険会社に導入し、独自の営業システムを構築、業績を著しく伸ばす。業績を必ず伸ばす「コンサルティングコーチング」を独自のスタイルとし、現在大企業管理職への研修、企業のコーポレートコーチとして活躍。日経ビジネスアソシエ、日経ベンチャー、東商新聞連載。世界ビジネスコーチ協会資格検定委員会委員、CFP認定者、早稲田大学ビジネス情報アカデミー講師。