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» 2017年03月09日 07時09分 UPDATE

ビジネス著者が語る、リーダーの仕事術:時短を進めるために、部下に「スケジューリング」の基本を教える (1/2)

これからの「時短」は、今までとはレベルが変わる。今までは、1つひとつの作業を迅速に済ませるだったが、これからは「仕事そのものの進め方」を変えなければ対応できない。「働き方革命」が起こっている。

[伊庭正康,ITmedia]

 この記事は「経営者JP」の企画協力を受けております。


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『会社では教えてもらえない 仕事が速い人の手帳・メモのキホン』

 こんにちは、らしさラボの伊庭です。私は、企業のリーダーへの研修と、その実践に向けてのコーチングを行っています。研修とコーチングをあわせると年間250回くらいの機会を持っています。最近、テーマとして増えてきているのが、「時短」です。

 政府が「働き方革命」を強く標榜していることもあり、ますます時短への拍車はかかってきています。さらには、大手広告代理店の過労自殺問題もあり、リスクマネジメントの観点からも、もはや時短は「待ったなし」の状態です。

 しかし、経営者、管理職の時短に対する強い思いとは裏腹に、現場ではそこまで進んでいないことも現実として散見されます。背景には、1人ひとりに時短に向けたスキルが備わっていないこともありそうです。

 そこで、今回は拙著『仕事が速い人の手帳・メモのキホン』から、スケジューリングのエッセンスを抜き出し、時短に向けた部下や後輩の指導に役立つ指導のポイントをまとめてみました。

時短指導1:まず、最初に「帰宅時間」を明確にする

 あなたの部下がズルズルと仕事をしてしまうタイプなら、あえて言います。

「帰宅時間」を先に決める指導をしてみてください。短時間で成果を出す人は、常に「終わり」から逆算して予定を決めていませんか。逆算思考を教えます。帰宅時間までの制限時間の中で、パフォーマンスを出す発想は、時短を目指す上では不可欠です。

 かつては、残業の多かった私もやってみました。やってみてみると分かることがあります。決めると、その時間に終えられる、ということです。電車の移動時間、エレベータの待ち時間、その隙間時間でも1つの用事を済ませるようになりますし、むしろ集中力が増し、成果が上がります。

 ぜひ、1日のデッドラインを決め、逆算で予定を組むよう指導してみてください。思った以上に仕事の成果は楽に出せることに気付けるはずです。

時短指導2:1つひとつのタスクに「所要時間」を入れる

 タスクを書き出す人は多いですが、それだけでは、時短を進める上では不十分。1つひとつのタスクにかける所要時間を決めることを指導してみてください。

 今、抱えているタスクで何時間を必要とするのか?そもそも、無理な設計になっていないか? 無理があるようなら、来週の予定にまわすなど時間を調整することこそがタスク管理だからです。

 書き方にルールは特にありません。極端なことを言えば、紙に殴り書きでもいいのです。それだけで、目の前のタスクに無計画に反射的に飛びつくことはなくなるでしょう。

時短指導3:30分単位のスケジューリングをする

 先日、営業管理職の人からこんな質問を受けました。「うちの会社は毎週月曜に4時間会議をしています。ほかの会社は、何時間くらいですか?」

 そもそも、会議に1時間以上かけてはいけません。場合によっては30分で済ませます。そうならないためにも、まず、正しい体感速度を身に着けなければなりません。スケジュールを30分単位で考えるよう、指導してみてください。

 例えば、ミーティング、企画書作成も30分で終わらせる。もちろん、30分で終わらないタスクもあるでしょう。その場合は、×2、×3のように、30分を掛けていきます。

 大事なのは、単位。単位が、時間の体感速度を作る「基準」となります。実は、まだ多くの人は無意識に1時間を単位に予定を決めています。また実際、会議の多くは1時間です。1時間かけようが、30分かけようが、成果が変わることはほとんどありません。時間から分へ。これだけでも、時間感覚を研ぎ澄ます効果があります。

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