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» 2013年01月17日 08時00分 公開

ビジネス著者が語る、リーダーの仕事術:仕事の生産性を高めるエクセル&ワード術 (2/2)

[林学,ITmedia]
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文書を効率よく作成する基本ワザ

 文書作成の効率を上げる基本ワザをいくつか紹介します。

 1つ目は[Ctrl]+[スペース]です。このワザは、エクセルでは使えませんが、ワードのほか、パワーポイントでも使えます。書式を「標準」に戻すものです。

 文書を作成する際、見出しやポイントとなる部分を、ゴシックにしたり、太字にしたり、下線を付けたり、大きくしたりすることがよくあります。こんなとき、標準の書式に戻すのに、ツールバーのボタンをいくつもクリックするのは何ともめんどう。しかし、このワザを使えば、一発です。

 2つ目は[Ctrl]+[Shift]+[.]。ちなみに、[Shift]+[.]は、[>]ですから[Ctrl]+[>]であることを理解すれば、覚えやすいはずです。

 このワザの意味は、範囲指定した文字を一回り大きくすること。逆に[Ctrl]+[<]で一回り小さな文字になります。このワザも、ワード&パワーポイント用です。見出しなどの文字を目で確かめながら、自在に変更できるワザということです。

 3つ目は[Ctrl]+[B]。[B]は「Bold(太字)」の頭文字で、このワザで範囲指定した文字が太字になります。もう一度[Ctrl]+[B]を押すと元に戻ります。このワザは、エクセル、ワード、パワーポイント、全てに使えます。いちいちツールバーをクリックしなくても、文字を目立たせることができるワザです。なお[Ctrl]+[U]で、「下線付(Underline)」、[Ctrl]+「I」で「斜字体(Italic)」も合わせて覚えておくと、文字を目立たせるバリエーションも増えます。

 これらは、文書作成の効率を上げる基本ワザの、ほんの一例です。ショートカットキー集などで、覚えやすいものから一つずつマスターすれば、確実に生産性を上げることができます。しかも、体系立てて一気に全て覚える必要もありません。覚える数に比例して、生産性を高めることができるのもありがたい点です。

 かつて、日本の製造業の強さは、QC活動による「カイゼン」であると言われましたが、パソコン操作も同様です。一気に、劇的に生産性を上げようとする必要はありません。生産性の上がるワザを一つずつ取り入れて、着実にムダな操作時間を排除していくことです。「カイゼン」は、今も昔も、リーダーの意識として、欠かせないものといってよさそうです。

著者プロフィール:林学

ITジャーナリスト。大学卒業後、5年のサラリーマン経験を経て、パソコン誌の編集・編集長を経験。独立後、多数のパソコン誌・ITビジネス誌の他、日本経済新聞、週刊ダイヤモンド等にも寄稿。一般ビジネスパーソンや経営者向けに、ITのビジネス活用、仕事でのパソコン活用の講演・研修も精力的に行っており、自らのサラリーマン経験を活かした現場目線での実践的かつ分かりやすい指導には定評がある。著書に、『エクセル&ワードすぐに使える裏ワザ120』『エクセル&ワードが10倍ラクになる方法』(PHP研究所)がある。


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